Cliciwch i gysylltu a adroddiad blynyddol Arolygiaeth Prawf EM.

Dogfennau Corfforaethol (English)

Canllawiau ar chwythu’r chwiban gan sefydliadau a arolygir

Beth yw chwythu’r chwiban?

Bydd chwythu’r chwiban yn digwydd pan fydd unigolyn yn mynegi pryder am weithred neu anghyfreithlondeb sy’n effeithio ar eraill o fewn sefydliad neu o fewn strwythur annibynnol sy’n gysylltiedig â sefydliad.

Gall hyn gynnwys pethau fel:

• Lladrata, twyllo, llygru a llwgrwobrwyo
• Esgeuluso dyletswyddau
• Torri rheolau cyfrinachedd / preifatrwydd
• Cam-drin rhywiol neu gorfforol
• Ymddygiad anfoesol arall
• Defnyddio arian cyhoeddus heb awdurdod
• Tystiolaeth o weithgarwch troseddol neu anghyfreithlon.

Caiff yr holl bryderon a godir gydag Arolygiaeth Prawf Ei Mawrhydi eu trin o ddifrif a’u hystyried yn briodol. Lle y bo’n bosibl, byddwn yn cydnabod ein bod wedi derbyn y pryder, ac yn awgrymu pwy fydd yn delio â’r mater, a sut y bydd yn gwneud hynny.

Cyfrinachedd

Er ein bod yn delio â phob pryder yn unigol, ar y cyfan, ac os yw’n briodol, byddwn yn rhannu’r wybodaeth a gawn gyda’r Prif Swyddog Gweithredol neu swyddog cyfatebol yn y sefydliad dan sylw, neu gyda’r person sy’n bennaf cyfrifol am y gwaith. Byddwn yn darparu crynodeb o’r materion a godwyd ac yn eu hysbysu o’n camau gweithredu. Lle nad yw’n briodol rhannu’r wybodaeth gyda Phrif Swyddog Gweithredol y sefydliad, er enghraifft os yw’r pryder a fynegwyd yn ymwneud â’r Prif Swyddog Gweithredol ei hun neu ei uwch dîm rheoli, byddwn yn rhannu’r wybodaeth ag unigolyn priodol.

Byddwn yn gwneud popeth o fewn ein gallu i warchod manylion adnabod yr unigolyn sy’n mynegi’r pryder oni bai y bydd yn nodi’n glir nad oes angen i ni wneud hynny. Os na allwn ddelio â’r mater heb ddatgelu’r manylion adnabod, byddwn yn trafod gyda’r unigolyn dan sylw sut y gallwn barhau.

Canlyniadau

Pan fo’n briodol, bydd yr unigolyn sy’n mynegi’r pryder yn cael gwybod beth yw canlyniadau ein camau gweithredu, fel ei fod yn gallu teimlo’n fodlon ein bod wedi mynd i’r afael â’i bryderon mewn modd addas.

Lle caiff y pryder ei ystyried fel rhan o arolygiad y byddwn ni’n ei gynnal, gallwn nodi, yn ein hadroddiad cyhoeddedig, fod pryder wedi cael ei fynegi. Ni fyddwn yn datgelu manylion unrhyw un.

Adrodd

Byddwn yn cyhoeddi, yn ein hadroddiad blynyddol, nifer y pryderon a gyflwynwyd gan chwythwyr chwiban i Arolygiaeth Prawf Ei Mawrhydi a’r camau gweithredu a gymerwyd gennym. Byddwn yn ofalus i sicrhau bod y chwythwr chwiban yn aros yn ddienw.

Rheoli gwrthdrawiad buddiannau

Mae’n ofynnol bod pob aelod o staff, ac unrhyw un sy’n gwneud gwaith ar ein rhan, yn datgan unrhyw wrthdrawiadau buddiannau posib, gwirioneddol, neu ganfyddedig, lle gellid taflu amheuaeth ar annibyniaeth a didueddrwydd yr Arolygiaeth. Mae Arolygiaeth Prawf EM yn cadw cofrestr o bob gwrthdrawiad buddiannau a gaiff ei ddatgan fel hyn.

Prif Arolygydd Prawf EM

Pan fo gwrthdrawiad buddiannau posib, gwirioneddol, neu ganfyddedig rhwng y Prif Arolygydd a maes arolygu penodol; bydd yr awdurdod ar gyfer yr arolwg hwnnw, yn unol â Deddf Cyfiawnder Troseddol a Gwasanaethau Llysoedd 2000, yn cael ei ddirprwyo i Arolygiaeth a ddynodir gan y Prif Arolygydd. Bydd yr aelod o staff hwnnw’n penodi arolygydd arweiniol i gynnal yr arolwg, ac ar ôl cwblhau’r arolwg, ef neu hi fydd yn gyfrifol am gymeradwyo’r adroddiad ar yr arolwg. Bydd yr awdurdod dirprwyedig hefyd yn arwain ar yr holl sylw yn y wasg yn ymwneud â’r adroddiad. Bydd yr arolwg yn cael ei gynnal yn annibynnol o’r Prif Arolygydd ac ni fydd ef neu hi’n mynychu’r arolwg, nac yn cyfrannu at, na cheisio dylanwadu ar, yr arolwg na’r adroddiad a gyhoeddir. Ym mhob achos ble ystyrir bod gwrthdrawiad buddiannau posib, gwirioneddol, neu ganfyddedig yn bodoli, bydd cofnod o unrhyw drafodaethau a phenderfyniadau a wnaethpwyd yn cael ei gadw.

Staff

Pan fo gwrthdrawiad buddiannau posib, gwirioneddol, neu ganfyddedig rhwng unrhyw aelod o staff a maes arolygu penodol, ni fydd yr aelod o staff hwnnw yn mynychu’r arolwg, nac yn cyfrannu at, na cheisio dylanwadu ar, yr arolwg na’r adroddiad a gyhoeddir. Ym mhob achos ble ystyrir bod gwrthdrawiad buddiannau posib, gwirioneddol, neu ganfyddedig yn bodoli, bydd cofnod o unrhyw drafodaethau a phenderfyniadau a wnaethpwyd yn cael ei gadw.

Gweithdrefn gwyno Arolygiaeth Prawf EM

Ein nod yw gwneud ein gwaith i’r safon broffesiynol uchaf posib, cyflwyno gwasanaeth cyhoeddus effeithlon ac effeithiol sy’n cynrychioli’r gwerth gorau am arian a sicrhau bod ein prosesau arolygu yn dryloyw ac yn deg. Rydym yn ymrwymedig i welliant parhaus. Mae hyn yn cynnwys ymdrin â chwynion mewn modd agored a chwrtais gan archwilio’r materion a godir yn drylwyr ac ymateb mor gyflym â phosib.

Mae cod ymarfer yn arwain ein gwaith. Dyma elfennau allweddol y cod:

• Bwriad Arolygiaeth Prawf EM yw cyflawni ei ddiben trwy:
• weithio mewn modd gonest, proffesiynol, teg a chwrtais
• adrodd ar a chyhoeddi canfyddiadau arolygon ac argymhellion am welliannau mewn da bryd ac i safon dda
• hyrwyddo cydraddoldeb hil a sylw ehangach at amrywiaeth ym mhob agwedd o’n gwaith, gan gynnwys o fewn ein harferion cyflogaeth a phrosesau sefydliadol
• gynnal arolygon mewn modd effeithlon a chost-effeithiol, ar gyfer Arolygiaeth Prawf EM ynghyd â’r sefydliadau yr ydym yn arolygu’u gwaith.

Rhoddir yr egwyddorion hyn ar waith mewn arolygon gan ddefnyddio’r dulliau canlynol:

• adborth ar ganfyddiadau cychwynnol yn syth neu’n fuan ar ôl ymweliadau gwaith maes
• anfon yr adroddiad drafft at y sefydliad yr ydym yn arolygu’i gwaith am sylwadau ar faterion o gywirdeb ffeithiol cyn cwblhau’r adroddiad.

Dylai’r dulliau hyn ganiatáu i ni fynd i’r afael ag unrhyw faterion yn anffurfiol ac mor fuan â phosib yn ystod y broses arolygu. Fodd bynnag, gallai ddal i fod sefyllfaoedd pan fo sefydliad neu unigolyn yn dymuno herio proses yr arolwg neu nodi pryder am ymddygiad y staff arolygu.

Os ydych yn dymuno cwyno am Arolygiaeth Prawf EM

Efallai yr hoffech gwyno os yr ydych yn ystyried bod:

• y broses arolygu heb gael ei gynnal yn y modd cywir
• dyfarniad a wnaed yn yr adroddiad ar bwynt pwysig yn amlwg yn un na ellir ei gyfiawnhau
• y dull canfyddiedig a ddefnyddir gan staff Arolygiaeth Prawf EM yn annheg neu’n anffafriol
• ymddygiad aelod o Arolygiaeth Prawf EM neu o dîm arolygu dan arweiniad Arolygiaeth Prawf EM, yn destun cŵyn.

Ni all Arolygiaeth Prawf EM ymdrin ag achosion unigol nac â chwynion am wasanaeth prawf neu droseddau ifanc.

Dylid cyfeirio cŵyn am wasanaeth prawf at Brif Weithredwr yr Ymddiriedolaeth Prawf yr ymwna’r gŵyn â hi.

Dylid cyfeirio cŵyn am wasanaeth troseddu ieuenctid at reolwr y gwasanaeth troseddu ieuenctid yr ymwna’r gŵyn ag ef.

Y broses

• Dylai unrhyw gwynion fod ar ffurf ysgrifenedig at sylw Prif Arolygydd Prawf EM, gan amgáu unrhyw dystiolaeth ategol.
• Byddwn yn cydnabod ein bod wedi derbyn y cais o fewn pum niwrnod gwaith.
• Bydd uwch-aelod o Arolygiaeth Prawf EM sydd heb gyswllt uniongyrchol â’r mater yn ystyried y gŵyn.
• Os bod y gŵyn yn ymwneud ag aelod o Arolygiaeth Prawf EM, byddant yn cael gwybod am y mater ac yn cael cyfle i esbonio yn ysgrifenedig, a/neu i gwrdd â’r person sy’n archwilio’r gŵyn o fewn deng niwrnod gwaith o dderbyn y gŵyn.
• Bydd y person sy’n archwilio’r gŵyn yn gwneud cofnod o’u canfyddiadau ac unrhyw gamau argymelledig sydd angen eu cymryd, ac yn cyflwyno hwn i’r Prif Arolygydd o fewn un mis calendr o dderbyn y gŵyn. Bydd copi fel arfer yn cael ei rhoi i destun y gŵyn (ble fo’n berthnasol).
• Bydd y Prif Arolygydd yn ystyried y canfyddiadau ac yn ymateb i’r achwynydd yn ysgrifenedig o fewn 20 niwrnod gwaith o gwblhau ymchwiliad Arolygiaeth Prawf EM.
• Pan fo’r mater yn rhy gymhleth i ymdrin ag ef o fewn y terfyn amser, neu os oes angen ymchwiliad pellach, bydd yr achwynydd a thestun y gŵyn yn cael gwybod am hyn ynghyd ag erbyn pa ddyddiad byddant yn derbyn ymateb llawn.
• Mae’r penderfyniad terfynol o ran sut yr ymdrinnir â chwynion yn eistedd gyda Phrif Arolygydd EM a does dim proses apelio ffurfiol yn erbyn y penderfyniad hwn. Mae hawl, wrth gwrs, gan achwynwyr sy’n anhapus gyda chanlyniad eu cŵyn i godi’r mater gyda Gweinidogion neu eu Haelodau Seneddol lleol.

Atebolrwydd

Mae’r Arolygiaeth yn ceisio adborth gan staff a rheolwyr sefydliadau yr ydym wedi cynnal arolwg ar eu gwaith ar ein harddull, ymddygiad ac ymagwedd. Adolygir yr ymatebion yn rheolaidd ac fe’u defnyddir i wella’r broses arolygu. Cyhoeddir crynodeb o’r canlyniadau yn ein Hadroddiad Blynyddol, ble byddwn hefyd yn cyhoeddi crynodeb o unrhyw gwynion a’r canlyniadau.
Gofynnir ichi gyfeirio pob darn o ohebiaeth at:

HM Inspectorate of Probation
1st Floor, Manchester Civil Justice Centre
1 Bridge Street West, Manchester
M3 3FX
0161 240 5336

HMIP.enquiries@hmiprobation.gsi.gov.uk (Cyfeiriad e-bost) (E-mail address)